サロンボードのシステム障害｜対応しておくべきポイント５選
こんにちは。田村です。先日、またサロンボードのシステム障害が起きてましたね。
システムである以上、こういう場面は今後もあるでしょう。
「なんだよ！サロンボード、ダメじゃん。」
と言う前に、しっかり自店で対策しておきましょう。
サロンボードのシステム障害は「起こる」を前提に。
残念ながら、今の様子を見るかぎり、システム障害は今後もおこります。
「そういうことも起きる。」を前提に、準備しておきましょう。
ま、万全のシステムなんてありません。＾＾；
アナログ管理のみの場合、火事で紛失するかもしれません。
webシステムの場合、障害が出る可能性がありますが、火事で全て消えても、別のパソコンからログインできます。
ただし、あなたのパソコンが壊れる可能性もありますよね？
つまり、一長一短。両方がベストです。
顧客管理をどうすべきか？
ベストなのは、他の顧客管理ソフトで２重に管理して、さらに紙のカルテで管理。
でも、スタッフ数名ほどのサロンなら、そこまでするのはタイヘンです。
ですから、まずはカルテをしっかり管理しておきましょう。カルテには、
- 氏名
- 住所
- 連絡先
- 来店日
- 施術内容
- 会計内容
- 顧客ナンバー
この辺りは、最低でも残しておくこと。ひとまずカルテさえあれば、どうにか対処できます。
特に会計内容は、抜けがちですが、重要な情報です。
必要な情報。そして、システム不具合の時に困らないように、しっかりカルテに残しておきましょう。
予約管理はサロンボードだけで行わない。
予約管理をサロンボードに頼ってしまった場合、サロンボードが使えなくなると、困ってしまいますよね？
予約管理はメンドウでも、サロンボードともう１つ、別のモノを用意しておきましょう。
手書きの予約帳でもいいですし。
「他に何もない」では、対処しようがありません。
メンバーズカードにも顧客ナンバーを。
メンバーズカードにも、顧客ナンバーは必ず入れておきましょう。
基本的なことですが、カルテ管理がラクです。
また、今回のようにサロンボードが使えない時、お客さまがメンバーズカードをお持ちであれば、スムーズにカルテを出せます。
サロンボード内にも、顧客ナンバーは残しておきましょう。
システム障害を告知しておく？？
そもそも、システム障害で１番困るのはお客さまです。
今回の場合も、ネット予約ができない状態でしたからね。
お客さまから見ても、その旨は表示されていますが、できれば事前に、
「そういう障害が起きることが、稀にあります。そういう場合は申し訳ないのですが、お電話でご予約をお願いします。」
と、事前にネット予約経由のお客さまには、伝えておきましょう。
システム障害は、サロンに責任はありませんが、お客さまにはそんな事、関係ありません。
事前に、せめて顧客に伝えておけば、今後同じことが起きた時に、不安を抱かせずにすみます。
まとめ
以上、シンプルですが、上記が全てできていれば、ひとまず安心です。
サロンボードに限らず、他の顧客管理システムや、ネット予約システムも。
いつ、どんな障害が起こるか分かりません。
特に無料のモノなんかを使っている場合、文句の言いようもありませんよね？
ネットシステムは便利だけど、システム障害には万全の体制を。
そして、アナログとネット、最低２つのパターンで管理しておくこと。
これは、覚えておいてください。
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