サロンボードのシステム障害|対応しておくべきポイント5選

こんにちは。田村です。先日、またサロンボードのシステム障害が起きてましたね。

システムである以上、こういう場面は今後もあるでしょう。

「なんだよ!サロンボード、ダメじゃん。」

と言う前に、しっかり自店で対策しておきましょう。

 

サロンボードのシステム障害は「起こる」を前提に。

残念ながら、今の様子を見るかぎり、システム障害は今後もおこります。

「そういうことも起きる。」を前提に、準備しておきましょう。

ま、万全のシステムなんてありません。^^;

アナログ管理のみの場合、火事で紛失するかもしれません。

webシステムの場合、障害が出る可能性がありますが、火事で全て消えても、別のパソコンからログインできます。

ただし、あなたのパソコンが壊れる可能性もありますよね?

つまり、一長一短。両方がベストです。

 

顧客管理をどうすべきか?

ベストなのは、他の顧客管理ソフトで2重に管理して、さらに紙のカルテで管理。

でも、スタッフ数名ほどのサロンなら、そこまでするのはタイヘンです。

ですから、まずはカルテをしっかり管理しておきましょう。カルテには、

  • 氏名
  • 住所
  • 連絡先
  • 来店日
  • 施術内容
  • 会計内容
  • 顧客ナンバー

この辺りは、最低でも残しておくこと。ひとまずカルテさえあれば、どうにか対処できます。

特に会計内容は、抜けがちですが、重要な情報です。

必要な情報。そして、システム不具合の時に困らないように、しっかりカルテに残しておきましょう。

 

予約管理はサロンボードだけで行わない。

予約管理をサロンボードに頼ってしまった場合、サロンボードが使えなくなると、困ってしまいますよね?

予約管理はメンドウでも、サロンボードともう1つ、別のモノを用意しておきましょう。

手書きの予約帳でもいいですし。

「他に何もない」では、対処しようがありません。

 

メンバーズカードにも顧客ナンバーを。

メンバーズカードにも、顧客ナンバーは必ず入れておきましょう。

基本的なことですが、カルテ管理がラクです。

また、今回のようにサロンボードが使えない時、お客さまがメンバーズカードをお持ちであれば、スムーズにカルテを出せます。

サロンボード内にも、顧客ナンバーは残しておきましょう。

 

システム障害を告知しておく??

そもそも、システム障害で1番困るのはお客さまです。

今回の場合も、ネット予約ができない状態でしたからね。

お客さまから見ても、その旨は表示されていますが、できれば事前に、

「そういう障害が起きることが、稀にあります。そういう場合は申し訳ないのですが、お電話でご予約をお願いします。」

と、事前にネット予約経由のお客さまには、伝えておきましょう。

システム障害は、サロンに責任はありませんが、お客さまにはそんな事、関係ありません。

事前に、せめて顧客に伝えておけば、今後同じことが起きた時に、不安を抱かせずにすみます。

 

まとめ

以上、シンプルですが、上記が全てできていれば、ひとまず安心です。

サロンボードに限らず、他の顧客管理システムや、ネット予約システムも。

いつ、どんな障害が起こるか分かりません。

特に無料のモノなんかを使っている場合、文句の言いようもありませんよね?

ネットシステムは便利だけど、システム障害には万全の体制を。

そして、アナログとネット、最低2つのパターンで管理しておくこと。

これは、覚えておいてください。

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